○口頭による開示請求を行うことができる個人情報の事務取扱要領
平成14年6月7日
城南町訓令第6号
第1 趣旨
第2 口頭による開示請求を行うことができる個人情報
1 要件
口頭による開示請求を行うことができる個人情報は、次の要件を満たす個人情報の中から当該個人情報を管理する各課・局等(以下「主務課等」という。)が定めたものとする。
(1) 開示に対する需要が高いもの
(2) 一定の時期に主務課等に対し、
条例第14条による開示請求が集中すると見込まれるもの
(3) 実務上即時の開示に対応することが可能なもの
2 試験、選考(以下「試験等」という。)において開示する内容
試験等を実施する主務課等は、1の要件により定めた試験等の開示する内容を次の考え方に基づき定めるものとする。
(1) 得点により合否が判定される場合にあっては、原則として得点(総合得点又は科目別得点)を開示すること。
(2) 順位により合否が判定される場合にあっては、原則として順位を開示すること。
(3) 得点及び順位で合否が判定される場合にあっては、原則として得点(総合得点又は科目別得点)及び順位を開示すること。
(4) 得点及び順位以外の判定要素を含む場合にあっては、それぞれの試験等の性質、内容、開示に対する需要、開示した場合の影響等を総合的に勘案し、開示する内容を判断すること。
第3 口頭による開示請求を行うことができる個人情報の開示(以下「簡易開示」という。)を行う期間及び場所
1 期間
簡易開示を行う期間は、原則として、簡易開示を開始する日から起算して一月とする。
2 開始日
簡易開示を開始する日は、原則として合否の発表の日とする。ただし、特段の事情がある場合は、合否発表後の適当な日とすることができる。
3 場所
簡易開示を行う場所は、原則として主務課等の執務室とする。
第4 簡易開示を実施する旨の通知等
1 簡易開示実施の通知
試験等を実施する主務課等は、簡易開示を実施する個人情報を定めたときは、簡易開示実施通知書により次に掲げる事項を総務課へ通知するものとする。これを変更し、又は廃止するときも、同様とする。
(1) 口頭による開示請求を行うことができる個人情報に係る試験等の名称及び開示する内容
(2) 簡易開示を行う期間
(3) 簡易開示を行う場所
2 簡易開示の告示
総務課は、1により通知を受けた個人情報について、告示するものとする。
3 受験者等への通知
主務課等の長は、必要に応じ、次に掲げる事項を受験案内等に記載し、受験者等に通知するものとする。
(1) 口頭による開示請求を行うことができる個人情報
(2) 簡易開示の受付期間及び受付時間
(3) 簡易開示を行う場所
第5 簡易開示の受付
1 受付
口頭による開示請求は、簡易開示を行う場所で受け付けるものとし、主務課等は簡易開示受付簿に必要事項を記入するものとする。
2 本人確認の方法
開示請求を受け付ける場合の本人確認の方法は、主務課等が当該試験等の受験者に交付した書類(例えば、受験票、合否通知書等)であって、本人の氏名が記載されているものに基づき確認するものとする(規則第7条第2項)。
主務課等は、写真が張られていない書類で本人であることを確認する場合は、受験申込書等に張られた写真又は記載された事項を参照して、開示請求をしようとする者が本人に相違ないかを慎重に確認するものとする。
第6 簡易開示の方法等
1 開示の方法
簡易開示は請求を受け付けた後直ちに実施するものとし、その方法は行政文書又はその写しの閲覧のみとする。ただし、主務課等が必要と認めた場合は、口頭により開示請求ができる情報の内容を転記した書類の交付の方法により実施することができるものとする。
2 閲覧方法
閲覧は、行政文書又はその写しに記載された本人への口頭による開示請求を行うことができる個人情報部分のみを対象とし、同一の行政文書に本人以外の情報が記載されている場合は、その部分を紙等で覆う等の措置を講ずるものとする。
3 電話又は郵送による請求
電話又は郵送による口頭での開示請求は、できないものとする。
第7 実施状況の報告
簡易開示を実施した主務課等の長は、当該簡易開示の期間が終了した後、その実施結果を簡易開示実績報告書により総務課長に報告するものとする。