3-5.よやくまくんでは、前日又は当日に空き施設の予約申込みを窓口(または電話)で行っていましたが、新予約システムでは、このような場合でも利用者IDの登録が必要になるのですか。
利用者自身で新予約システムで空き施設の申込みができるのは、利用日の2日前までとなり、前日または当日の空き施設の予約申込みは、学校夜間開放施設はスポーツ振興課(096-328-2724)への電話申込み、それ以外のスポーツ施設は、各施設窓口での申込みとなり、新予約システムでの予約申込みは行えません。
このように、利用者自身で新予約システムによる予約ができない期間中に窓口又は電話で予約される場合は、利用者IDの登録がなくても、申込みができます。
3-6.ID、パスワードを忘れました。
・IDを忘れた場合
【仮登録・本登録状態共通】
スポーツ振興課(☎096-328-2724)へ架電し、IDの確認を行ってください。
氏名、生年月日、住所を聞き取り、一致した場合はIDをお伝え出来ます。
・パスワード
【仮登録状態】
新予約システムのホーム画面>初めての方・これから登録される方>パスワード設定 から、利用者IDとメールアドレスを入力します。入力したメールアドレスにパスワード変更のためにリンクが送られてきますので、そちらから変更を行ってください。
【本登録状態】
マイメニュー>利用者情報>パスワードの変更から変更を行ってください。
※(5)利用者用操作マニュアル(各種設定・変更・照会)P1~参照
3-7.登録した情報(住所やメールアドレス等)を変更するにはどうしたらよいですか。
【仮登録状態】
仮登録状態では、利用者、管理者どちらからも登録状態の変更は行えません。
窓口での本登録の際に、事前入力(仮登録)情報に誤りがあり変更したい旨お伝えください。
【本登録状態】
登録した情報に変更があった場合、利用者ご自身で新予約システムで変更ができる内容は以下のとおりです。それ以外の情報を変更されたい場合は、各施設窓口またはスポーツ振興課までご連絡ください。
【利用者による操作で変更できる項目】
・電話番号、システムからの自動メール配信の要否、メールアドレス
※(5)利用者用操作マニュアル(各種設定・変更・照会)P11~参照
3-8.利用者ID、パスワードは一緒でもよいですか。文字数制限はありますか。
利用者IDは、6桁から16桁までの任意の半角英数字(英数字大文字可)、パスワードは6桁から20桁までの任意の半角英数字混在(英数字大文字不可)での登録となり、それぞれ条件を満たせば、同一使用も可能です。
3-9.パソコンやスマホの操作が苦手で登録ができません。どのようにすれば良いのですか。
各施設窓口で利用者登録が可能です。施設窓口で「利用者登録申請書」の提出とあわせ、本人確認書類の提示をお願いいたします。
利用者登録申請書は、市ホームページに様式の掲載、各施設窓口に設置しております。
3-10.利用者登録事前入力のメールアドレスは誰のものを入力する必要がありますか。
メールアドレスは今後予約を取る方のアドレスの入力をお勧めします。
仮登録時に氏名等を入力する画面で、利用者登録事前入力で入力したメールアドレスが自動的に登録される設定となっております。本登録後、予約システムで予約を取った際に予約完了等のお知らせメールが登録されたメールアドレスに配信されます。
3-11.生年月日の入力が困難ですが簡単な入力方法はないですか。
生年月日の登録については西暦が表示されている部分を押すと一気に過去に遡れます。
(↓スマートフォンでの画面例)
3-12.利用者登録事前入力(仮登録)時に、よく使う施設が登録できません。
よく使う施設は「利用目的」の下に表示されます。お手数ですが「検索条件」画面の最下部の「施設一覧」から選択ををお願いします。「利用目的」を先に選択するとその種目が利用できる施設に選択が絞られてしまいますので、「利用目的」は選択せずに「施設一覧」から選択をおすすめします。
3-13.子どもでも利用者IDの登録はできるのですか。
特に、利用者ID登録における年齢要件は定めておりません。子ども様でも利用者IDは登録できますが、この場合、登録者が18歳未満の場合は、各施設窓口で本人確認を行うと同時に、別途、親権者の同意書をご提出していただきます。
この理由として、施設利用の際、使用料(債権)が発生するため、親権者の同意を確認するためのものです。
※本登録の手続きにあたって、代理人による手続きの際は、原則、本人からの委任状が必要となりますが、18歳未満の登録者本人に代わって、親権者等の代理人が手続きされる場合、本人確認書類(学生証等)は必要となりますが、委任状は不要です。
同意書は、市ホームページに様式を掲載、または、各施設窓口に設置します。
4-1.「団体ID」登録での構成員情報は、何人まで登録する必要があるのですか。
「構成員情報」の登録人数に制限はありません。
4-2.団体代表者及び構成員がそれぞれ利用者ID取得後、これまで同様、団体代表者の口座から口座振替を行いたいが、どのように行えばよいですか。
まず、団体代表者の口座登録について、既に「よやくまくん」に登録されている団体代表者の口座情報を引き継ぐことに同意する「同意書」をもって引き継ぐことができます。
この場合、登録されている団体名、団体登録者(代表者)がよやくまくんと新システムで一致する場合のみ引継ぎが行えます。
(登録者本人が自身の登録している口座を新システムでも登録したいという旨の申請となります)
次に、これまで「よやくまくん」に口座情報のない構成員が団体代表者と同一の口座を登録する場合、以下2パターンの口座登録手続きの方法がございます。(ID登録者ご本人が他人名義の口座を登録することになるため必ず申請が必要です)
(1) 構成員一人ひとりが「口座振替依頼書(3枚複写)」を金融機関窓口に提出
(2)「Web口座振替受付サービス」※による口座振替の申込み
※「Web口座振替受付サービス」とは、インターネット(Web)を使って、スマホやパソコンからいつでも公金の口座振替のお申込みができるサービスのことです。自宅からでも簡単に登録できます。
詳しくは、https://www.city.kumamoto.jp/dynamic/common/UploadFileOutput.ashx?c_id=3&id=16055&sub_id=50&flid=356691をご覧ください。
5-1.新予約システムでの抽選申込みの運用(「よやくまくん」との違い)について教えてください。
現予約システム「よやくまくん」では、「抽選日」や「申込可能な面(室場)数」など、申込みに一定の条件がありましたが、ご利用される方々の幅広い利用に柔軟な対応ができるよう、一部、申込の条件を緩和しました。
※あくまでも、申込条件の緩和であり、「抽選」で当たりやすくなる条件の緩和ではありませんので、その点ご留意ください。
5-2.抽選申込みにおける「セット申込み」について教えてください。
抽選予約が行える1ヶ月間の範囲内、かつ同一施設に限り、複数日、複数時間の施設利用の申込みを組み合わせた「セット申込み」が可能です。
この場合の申込み枠のカウントについて、新予約システムでは、一つの利用者IDにつき最大「10枠」までとしており、この「セット申込み」された申込み枠は「1枠」分としてカウントされる仕組みとなっています。
※詳しくは、添付ファイルをご確認ください(「新予約システム 抽選運用マニュアル」の一部には、システム操作画面の説明が記載されていますが、利用者側の予約システムで操作ができるのは、抽選申込みが開始される12月6日以降となります。)
5-3.12月から始まる「抽選申込み」、「空き施設予約」の流れについて教えてください。
現在の「よやくまくん」の流れと同様で、以下のとおりです。※( )内はシステム処理が可能時間です。
5-4.団体への抽選票の預託はできますか。
よやくまくんの運用では、個人が保有する抽選票(5票)を団体に預ける行為(抽選票の預託)を認めており、抽選票数を多く持った団体が当選しやすい仕組みとなっております。このような運用は他都市の例ではあまり行われておらず、また、一部個人利用者にとって、不公平感を感じる(抽選予約が難しい)との声もあることから、利用者の誰もが平等に抽選を受けることのできるよう抽選票の預託を廃止することとしました。
新予約システム新予約システムでは抽選票を団体に預ける運用(団体への預託)はありません
5-5.一つの利用者ID(個人・団体)で何枠の抽選申込ができるのですか。
一つの利用者ID(個人または団体)につき、抽選申込み枠を10枠(よやくまくんでは「5票」)に拡大しました。なお、「抽選予約期間終了」後の空き施設の申込みは無制限です。
5-6.施設の面指定はできますか。
【有料施設の場合】
グラウンド、テニスコートは利用者が申請した面での利用となります。
体育館は利用者から面の指定はできません。
例えば、予約時に「バスケット面A」の表記がありますが、施設の面とはリンクしておりませんので、予約時にA面を取ったからといって必ずしも当日A面が利用できるわけではございません。
同時に複数の利用種目が予約されている場合に利用者の怪我や事故を防ぐため、利用種目によって各施設で面を割り振ります。受付後、管理人が面を指定させていただきますので、円滑かつ安全な利用にご協力をお願いいたします。
【無料公園施設の場合】
複数面があるテニスコートには施設現地にA,B標記がされておりますので予約時に指定した面と同じ施設の面を利用してください。
有料施設か無料施設かはこちらでご確認をお願いいたします。
6-1.キャッシュレス決済について教えてください。
新予約システムでは、オンライン決済を導入し、使用料の支払いがより便利になりました。
【決済方法の一覧】
・クレジットカード
・コンビニ払い
・ATM払い
・ネットバンク
・電子マネー(PayPay、楽天Edy等)
【決済方法(システム操作手順)】
・口座登録をしている場合
→予約した時点で自動的に口座振替対象となりますので、予約完了後の支払い手続きは不要です。
・口座登録をしていない場合
→予約した日から3日後(抽選申し込みの場合、抽選を確定した月の18日)が支払い期限となります。予約システムで「予約完了(確
定)」後、支払い方法を選択し、支払い完了まで行ってください。
※予約システム操作は、マニュアルをご参照ください。
※支払い期限を過ぎた場合、オンライン決済はご利用できません。(指定窓口での現金払いとなります。)
6-2.使用料の支払い期限はいつですか。
【現金・オンライン決済の場合】
予約した日から3日後(抽選申込の場合、抽選を確定した月の18日)が支払期限となります。
(オンライン決済は、予約システムにより支払期限以内に支払い方法を選択・支払完了まで行ってください。)
※利用日前々日、前日、当日に予約された場合、利用日当日(利用前まで)が支払期限となりますのでご注意ください。
【口座振替の場合】
よやくまくんと同様、利用日の翌月末(末日が土日祝日の場合、翌営業日)に登録した口座から引き落としになります。
口座を登録している方は、支払い方法を選択しなければ自動的に口座振替になります。
ただし、口座を登録している方でも口座振替したくない(別の支払い方法としたい)予約については、予約した3日後までに各種方法でのお支払いが可能です。
※詳しくは、添付ファイル一覧表でご確認ください。
6-3.口座振替振替不能だった場合はどうなりますか。
よやくまくんでは、口座振替が振替不能となった場合、利用月の翌々月末日(末日が土日祝日の場合、翌営業日)に再振替を行っておりましたが、新予約システムでは、利用月の翌月末日(末日が土日祝日の場合、翌営業日)に口座振替を行い、振替不能だった場合の再振替は行いません。
口座振替で振替不能の利用者には、振替不能の旨の督促状が届きますので、期日までに通知文に記載の施設窓口にてお支払いをお願いいたします。
期日までにお支払いがなかった利用者につきましては、翌月に催告書を送り、催告書に記載の日付までに支払いがない場合は即時利用者IDの停止を行い、完納するまで予約申し込みが行えませんのでご注意ください。
完納後、その旨スポーツ振興課にご連絡いただき、本市にて支払いが確認でき次第、利用者IDを再開し、以後、予約申込みができるようになります。
6-4.武道場、弓道場等もオンライン決済できますか。
オンライン決済は、予約システムで予約された施設使用料の支払いのみとなります。
武道場、弓道場、プール、トレーニング室等、システム予約によらない使用については、引き続き現金で個人使用券、回数券を購入され利用していただくことになります。
6-5.こんなとき使用料はどうなるの?(使用料に関する主なケースを紹介)
使用料に関する主なケース(ケース1~ケース6)をまとめています。
事前にご確認いただき、内容を十分にご理解のうえ、ご利用ください。
ケース1:天災(雨天・雷)や施設の設備不良(故障・停電)など全部または一部が使用できなかった場合、使用料は返金されますか?
【回答】
施設管理者が「予約変更」または「予約取消」を行い、利用できなかった時間の使用料を徴収しないようシステム処理を行います。利用者ご自身では処理できませんので、必ず施設窓口までお申し出ください。返金の有無は支払方法により異なります。
【口座振替の場合】
利用日の翌月末に引き落とされるため、返金は発生しません。あらかじめ管理者側で引き落とし対象から除外する処理を行います。
【現金またはオンライン決済】
既に支払い済の場合、時間変更または取消により減額となった使用料は返金いたします。返金の手続きが必要となりますので、利用施設窓口(学校施設利用の場合はスポーツ振興課)までお問い合わせください。
ケース2:ケース1の場合で、すでに支払い済の使用料を別の日に振り替えることはできますか?
【回答】
現金またはオンライン決済で支払い済の場合に限り、振替が可能です。振替は、利用できなかった「時間・料金」と先の予約分の「時間・料金」が同額または上回る場合に適用(振替)できます。
(例)
4月10日 9時00分~12時00分 テニス(一般)¥2,250
↓振替
4月25日 9時00分~12時00分 テニス(一般)¥2,250
ケース3:利用日当日に時間延長はできますか?料金の支払い方法は?
【回答】
空きがあれば、時間延長することができます(学校夜間開放施設除く)。
追加分の支払い方法は次のとおりです。
【口座振替の方】
延長分の使用料を加算して引き落とします。
【口座登録のない方】
・現金払いの方
施設窓口でお支払いください。
ケース4:利用時間や利用面数を減らしたいのですが、変更はできますか?
【回答】
変更(時間短縮・面数の縮小)するタイミングで手続きや使用料の取扱いが変わります。(学校夜間開放施設利用の場合、変更はできません)
【変更のタイミングが利用日の7日前を過ぎている場合】
利用者側・管理者側ともに変更できません。当日、実際の利用時間や面数を減らしても、予約時点の使用料が適用されます。口座登録を行っている場合は予約時点の料金が引き落とされ、現金等支払い済みの場合は返金(減額)はありません。
【変更のタイミングが利用日の7日前を過ぎていない場合】
★口座登録済みの場合★
利用者様の予約システムで変更が可能です。手順は次のとおりです。
(1)元の予約を「取消」
(2)変更後の時間・面数で新たに「予約」
新規で予約した分の使用料のみ利用月の翌月末引き落とされます。
★口座未登録の場合★
1.使用料を支払っていない場合
利用者様の予約システムで変更が可能です。手順は次のとおりです。
(1)元の予約を「取消」
(2)変更後の時間・面数で新たに「予約」
(3)変更後の料金を支払い
2.使用料を支払っている場合
利用者様では変更できませんので利用施設又はスポーツ振興課にご連絡ください。予約を変更し、差額は別日利用分に振り替えます。
ケース5:面貸しの料金区分にある「一般」、「高校生以下」とは、どのような基準で分かれますか?(対象:体育館、テニスコート、フットサルコート)
【回答】
利用人数の総数のうち、高校生以下の人数が過半数を超える場合、料金区分は「高校生以下」となります。
大人と高校生以下の人数が同数または大人が多い場合、料金区分は「一般」となります。
予約時点で、利用予定者の構成に基づき、該当する区分で予約をお申込みください。
ケース6:当日、急な利用人数変更による料金区分の変更はできますか?
【回答】
【「一般」→「高校生以下」への変更】
利用当日、高校生以下の人数が、総数の過半数を超えた場合でも、「一般」料金が適用されます。
これは、条例に基づき、既に支払った(口座振替予定含む)使用料は返金できないことから、料金区分の変更は行いません。
【「高校生以下」→「一般」への変更】
当日、大人が同数または多くなった場合、追加料金が発生するため、料金区分が変更されます。(備品の追加や時間の延長と同じ考え方です)
【口座振替の方】
増額分を加算して引き落とします。
【口座登録のない方】
・現金払いの方
施設窓口でお支払いください。
6-6.オンライン決済(クレジットカード、PayPay等)の場合、領収書は発行できますか。
利用当日、高校生以下の人数が、総数の過半数を超えた場合でも
オンライン決済を利用される場合、熊本市(管理者)からの領収書の発行は致しかねます。
利用者様が支払われた使用料は、一旦、収納代行業者が領収し、後日まとめて熊本市に納入される仕組みとなっているため、クレジットカードやPayPay等のオンライン決済の場合は、支払い履歴や取引明細が領収書の代わりとなります。(支払い履歴や取引明細等のデータでも、確定申告にも有効な領収書の代わりとなっております。)
なお、コンビニ決済の場合は、領収したコンビニから領収書(または受領書)が発行されます。
6-7.熊本市が領収した「紙」での領収書が必要です。どのようにすればよいですか。
なお、利用施設現地または、スポーツ振興課窓口でお支払いされた場合は、「紙」での領収書の発行が可能です。
※オンライン決済を利用される場合、熊本市(管理者)からの領収書の発行は致しかねます。
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6-8..領収窓口(施設)で発行された「領収書」の宛名について、「個人名」ではなく「団体名」で発行することはできますか。
施設でお支払いをされた場合は、予約システムから出力される領収書を発行しております。一部、指定管理施設においては手書きの領収書を発行しております。
領収書の宛名は該当の予約を行った「利用者ID」に登録された「個人名」(団体登録された場合は「団体名」)での発行となります。
ただし、料金を支払う前に宛名を変更されたい旨の申請をいただけますと変更することができますので、システムから出力される領収書の宛名を変更したい場合は事前にスポーツ振興課(096-328-2724)までお問い合わせください。
※オンライン決済済みのものについては宛名の変更はできません。
7-1.登録や申請に必要な様式等はどこにありますか。
利用者様による仮登録完了後、窓口での本登録に本人がいけない場合は委任状の提出をもって代理人での本人確認が可能です。
その際、本人から手続きの委任を受けたことが分かる委任状と、委任者、受任者両方の本人確認書類を窓口で提示していただきます。
ただし、登録者本人が18歳未満の場合、「親権者同意書(様式第2号)」があれば、本人確認書類(学生証等)は必要ですが、委任状は不要です。
よやくまくんにすでに口座を登録されている方は、同意書の提出をもって引継ぎが可能です。
ただし、よやくまくんに口座登録をしていない方は新規で登録の申請が必要です。
7-2.提出した書類の控えはもらえますか。
- 各様式、原則提出後の控えはお渡ししておりません。予め、ご自身でコピーを取られる等対応をお願いします。